Personen-Serienbriefe
Serienbriefe an die Chor-Teilnehmenden oder andere Personen sind zwar nicht direkt aus CVW erstellbar, aber es gibt eine einfache Möglichkeit, einen WORD-Rohbrief mit dem ERgebnis einer Datenabfrage zu verbinden. Hier sind die einzelnen Schritte dargestellt.
Dateiablage planen
Im folgenden Beispiel werden die Briefe unter des Ordners
"Chorverwaltung" abgespeichert. In diesen Ordner sollen hier auch die aktuellen,
für den Brief erforderlichen Adressdaten zwischengespeichert werden.
Datenabfrage
Die Datenabfrage erfolgt in CVW:
Im Register Personen-Statistiken erfolgt die Filterung wie
zur Personenliste, lediglich die Auswahl wird zur Bildung der speziellen
Seriendruckfelder auf "Serienbrief" gesetzt.
Die Liste wird erstellt und als
Excel-Export in eine csv-Seriendruck-Steuerdatei verwandelt und
möglichst stets am selben Ort unter einem einheitlichen namen abgespeichert.
Steuerdatei erzeugen
Die Steuerdatei enthält alle relevanten Felder und wird mit später einem
Grund-Serienbrief aus der Textverarbeitung heraus verknüpft (siehe unten).
Die Datei kann zur Kontrolle z.B. in MS-Excel
geöffnet werden.
Rohbrief erzeugen
Im verfügbaren Textverarbeitungsprogramm wird ein Rohbrief erstellt, der mit den Datenfeldern der Steuerdatei ergänzt wird. Wenn der Dateiname und der Pfad zur Steuerdatei immer gleich bleibt, muss die Erstellung und Verknüpfung des Rohbriefs nur ein einziges Mal gemacht werden.
Für Folgebriefe kann jeweils der leere (bedreits verknüpfte) Rohbrief geladen und mit neuem Brieftext gefüllt und unter neuem Namen abgespeichert werden.
Hier in Einzelschritten und kurz kommentiert die Vorgehensweise mit Hilfe des Textverarbeitungsprogramms MS-WORD365 (Stand Dezember 2021)
leeren Brief vorbereiten
Der leere Brief wird nach dem Posaunenchor-Styleguide
erstellt. Hier wurde die Gestaltung mit Hilfe eines Tabellenlayouts vorgenommen.
Der Beispielbrief als docx-Datei kann als Vorlage heruntergeladen werden.
Steuerdatei mit Rohbrief verbinden
Der Rohbrief kann über die WORD-Funktion "Sendungen-Seriendruck starten"
mit den Datenfeldern der Steuerdatei verbunden werden.
Im WORD-Fenster öffnet sich der Seriendruck-Assistent.
Im Seriendruckassistent (Schritt 4) den Schreibcursor
zunächst in das Adressfeld setzen. Anschließend die Funtktion "Weitere
Elemente..." wählen.
Hinweis: Die einzelnen Felder können erst nachträglich
korrekt in das Adressfeld gesetzt werden, da das Dialogfeld keine
zwischenzeitliche Cursorpositionierung erlaubt.
Alle bisher verfügbaren Felder sind nun im Beispiel unten
gesetzt:
Vorschau auf die Briefe
Im Schritt 5 können die Briefe in der Vorschau betrachtet werden. Für die Erstellung des ersten verknüpftebn Rohbriefs ist dies als Funktionskontrolle wichtig.
Im Schritt 6 werden alle Briefe generiert und am
Bildschirm ausgegeben.
Rohbrief als Vorlage abspeichern
Der Rohbrief mit integrierter Verknüpfung der Datenquelle
kann nun als Dokumentenvorlage gespeichert werden (dies ist nicht die mit Daten
gefüllte generierte Serienbriefdatei!!!).
Weitere Briefe mit unterschiedlichen Daten füllen
Nachdem der Rohbrief verknüpft ist, können jederzeit neue Steuerdateien in CVW in der oben beschriebenen Weise generiert werden. Wichtig ist, dass der Dateiname beibehalten wird. Nur so ist gewähleistet, dass der mit den Daten verknüpfte Rohbrief geladen udn sofort mit den aktuellen Daten verbunden wird. So muss nur der Brieftext angepasst werden. Der Serienbriefassitent muss nur noch in Schritt 5 und 6 ausgeführt werden.
